今回は、ビジネス向けの英文メールで使える表現をご紹介していきたいと思います。
昨今、日系企業が海外進出を進めるにつれ、海外企業や英語話者とのやりとりをする機会が増えています。
学習者の方々の中にも、日常的に海外の顧客や取引先、海外支社の同僚と英語を使ってやりとりしている方がいらっしゃるのではないかと思います。
英語のメールをはじめて書く際に、どのように書けばいいのか迷う方もいらっしゃるのではないでしょうか？
プライベートのメッセージやチャットであれば気軽に送ることができますが、ビジネスのメールとなると、誤りがあってはいけないので慎重になってしまいますよね。
メールを１本送信するのにも慣れるまでは時間がかかってしまうと思います。
でも心配ありません。
英語のメールは基本的に型が決まっており、よく使うフレーズもありますので、それらを繰り返し使っていれば徐々に慣れていき、時間を書けずに作成することができるようになっていきます。
本日は、ビジネスメールでよく使う表現についてご紹介していきたいと思います。
ビジネスメールで使える表現（基礎編）
まずは、下記の項目で使える表現についてご紹介していきます。
下記の項目はどのビジネスメールにも関わってくる項目となりますの、それぞれしっかり覚えましょう。
- 「件名」で使える表現
- 「書き出し」で使える表現
- 「結論」で使える表現
- 「結語」で使える表現
それでは件名から見ていきましょう。
「件名」で使える表現
まずは、件名で使える表現をご紹介していきます。
・Inquiry about 〜
こちらは「〜に関するお問い合わせ」という意味になります。
・〜 meeting notification
会議開催通知を送る際に使える表現です。
〜の部分に会議名を入れると具体的になりよいでしょう。
・Thank you for～
「〜についてありがとう」という意味の、何かについてのお礼メールを送る際に使える表現です。
・Sorry for my late reply
「連絡が遅くなりすみません」という表現です。
・〜arrangements
何かを手配した際のお知らせメールに使用できる表現です。
「〜の手配」という意味になりますので、〜の部分に手配した物事の名称を入れましょう。
「書き出し」で使える表現
次にメール文の書き出しで使える表現をご紹介します。
・My name is 〜from (= of) 〇〇.
はじめての方へメールを送る際の簡単な自己紹介で使える表現です。
意味は「〇〇会社の〜と申します。」となります。
〜の部分に名前を入れ、〇〇の部分には会社名を入れましょう。
・Thank you for your time on the phone yesterday.
「昨日はお電話をいただきありがとうございました。」という意味になります。
２回目以降のメールでは、書き出しでこのようなお礼を入れるとよいでしょう。
・Thank you for your inquiry about ～ .
「〜についてお問い合わせいただきありがとうございます。」という意味になります。
「結論」で使える表現
次に結論部分で使える表現をご紹介していきます。
英語のメールには、日本語のメールでよく使われる「よろしくお願いいたします。」に該当する表現がありません。
そのため、具体的な用件などを書いてメールを締めくくります。
・I will contact you when the new information is available.
「新しい情報が入り次第、また連絡致します。」という意味になります。
・I look forward to seeing you tomorrow.
「明日お会いできることを楽しみにしています。」という意味の表現です。
・I look forward to your reply.
「お返事をお待ちしております。」という意味で、よく使われる表現になります。
「結語」で使える表現
結語とは、日本語で言うところの「敬具」や「草々」にあたる語です。
日本語のビジネスメールでは、結語で締めることはほとんどないと思いますが、英語では必ず記載しますので覚えて置きましょう。
・Best regards,
・Sincerely (yours),
Best regards,よりもフォーマルな表現となります。
・Respectfully yours,
一番フォーマルな表現となります。
・All the best,
「さようなら」に該当する語で、同僚など親しい間柄の人に使える表現です。
・Thanks,
こちらも同僚など親しい間柄の人に使う「ありがとう」という意味の結語です。
ビジネスメールで使える表現（確認・依頼編）
次に、英文ビジネスメールで使える確認やお願いに関する表現について次のとおりご紹介していきます。
- 「確認」に関して使える表現
- 「依頼」するときに使える表現
１つずつ確認していきましょう。
「確認」に関して使える表現
まずは、相手に確認をお願いする際や、確認が必要なことを相手に伝えたりする際に使える表現についてご紹介していきます。
・Could you check if 〜？
こちらは「〜かどうか確認していただけますか？」という表現になります。
if以下に確認してほしい文章を入れましょう。
Could you please check if 〜のように、pleaseを文中に入れるとより丁寧になります。
・Could you let me know〜？
「〜を私に知らせてもらえませんか？」という表現になります。
know以下に知りたい内容を入れましょう。
こちらも文中や文末にpleaseを入れるとより丁寧な表現になります。
・As to〜, I will back to you later.
こちらは「〜について、後ほどご返信します。」という文章になります。
As toのあとに内容を入れましょう。
・Please allow me check whether〜
「〜かどうか確認させてください。」という意味の表現になります。
「依頼」するときに使える表現
次に、取引先や上司、同僚などに何かを依頼する際に使える表現をご紹介します。
・I would be appreciated if〜
「〜していただけますと、ありがたく存じます。」という表現になります。
とても丁寧な表現のため、取引先や上司に対して使うことができます。
・It would be helpful if〜
「〜していただけると、大変助かります。」という表現になります。
こちらも、とても丁寧な表現で、取引先や上司に対して使うことができます。
・Could it be possible to〜
「〜していただくことは可能でしょうか？」という意味の表現になります。
こちらも、取引先や上司に対して使うことができます。
・Could you help me to〜？
「〜を手伝ってもらえませんか？」という意味の表現になります。
同僚に対して使うことが可能です。
・Would you please〜？
こちらも同僚に対して使うことができる「〜してもらえますか？」という表現になります。
本日は、英文ビジネスメールで使える便利な表現をご紹介してきました。
英文メールは一見難しそうに思えるかもしれませんが、フレーズを覚えてしまえば早く書くことができますので、ぜひ本日ご紹介したフレーズを活用してくださいね！
