本日は、ビジネス向けの英文メールの書き方についてご説明していきたいと思います。
昨今、日系企業が海外進出を進めるにつれ、海外企業や英語話者とEメールでのやりとりをする機会が増えています。
学習者の方々の中にも、将来的に海外企業とのやりとりがある仕事や、外資系企業への就職や転職を考えている方がいらっしゃるのではないかと思います。
また、既に英語でやりとりをする企業にいらっしゃったり、英語を使う部署に異動をしたりして、英語のメールをはじめて書く際に、どのような流れで書けばいいのか分からない方もいらっしゃるのではないでしょうか？
分からないままですと、メールを１本送信するのにも慣れるまでは時間がかかってしまったりしてしまうと思います。
しかし、ビジネス向けの英文メールは書き方の流れを覚えておけば難しくありませんので、心配は要りません。
まず、基本的に英文メールは下記のような流れになっています。
- 宛先
- 件名
- 頭語
- 本文（書き出し、主文、結論）
- 結語
- 署名
今回は、仕事で英語のメールを作成する方向けに書き方についてご説明していきたいと思います。
英文メールの書き方１：宛先、件名、頭語
まずは、英文メールについて本文に入る前に記載する次の３つをご説明していきます。
- 宛先
- 件名
- 頭語と宛名
１つ目から見ていきましょう。
宛先
まずは、宛先についてご説明します。
宛先のルールは日本語のメールと同じとなります。
メールの送信先を「TO」に入力します。
宛先以外にもその内容に関係する関係者へ送る場合にはCC（Carbon Copy）に入力します。
また、メールアドレスの共有をしたくない関係者へ送信したい場合にはBCC（Blind Carbon Copy）へ入力します。
BCCに入力されたメールアドレスは送信者以外には表示されません。
件名
次に件名を記載します。
件名は必ず記載し、メールの内容がすぐに分かるような件名をつけるようにしましょう。
また、次の点に留意して書くようにしましょう。
・前置詞や冠詞はできるだけつけない
・受信したメールに返信する場合はその件名を変更しないようにする
・重要なメールや緊急性の高い内容を送る際には、IMPORTANTやURGENTを件名の最初につけるようにする
頭語と宛名
次に、頭語についてご説明します。
英文メールでの頭語とは、日本語で言う「拝啓」や「敬具」にあたる語で、一般的にDearをよく使用します。
頭語のあとに敬称と宛名が続き、Dear Mr. ◯◯, となります。(宛名のあとにコンマをつけない場合もあります。)
ただし、頭語をつけずにいきなり敬称＋宛名を書くこともあります。
なお、同僚などの親しい間柄の場合には、Hi 〇〇, やHello 〇〇, を使うこともあります。
また、複数人に送る際には次のような記載をすることがありますので覚えておきましょう。
・Dear Customer,
・Dear All,
・Hi All,
・Hello All,
・All,
・Team
英文メールの書き方２：本文（書き出し、主文、結論）
次に本文の書き方について下記の流れでご説明していきます。
- 書き出し
- 主文
- 結論
また、本文を記載するにあたり、英文メールの全体的なルールに沿って記載する必要がありますのでまずそちらをご説明します。
・文章は左詰めで記載する
文章の最初を１つ空けずに左づめで記載するようにしましょう。
また、文中などにも不用意にスペースを空けたりせずに書いていきましょう。
・一文の長さを長くしすぎない。
一文の字数は70字程度に抑えて、長くなる場合には文を分けるようにしましょう。
また、段落で分けて読みやすく書くように心がけましょう。
一段落は４文が目安となり、次の段落に移る場合は、１行空けて次の段落に移りましょう。
・文章の最初は大文字で記載する
基本的に英語は文章の最初のアルファベットを大文字で記載しますので、英文メールでもそのルールに従って書き始めましょう。
文章の最初のアルファベット以外は基本的に小文字で記載していきますが、固有名詞の最初のアルファベットや強調したい単語がある場合は大文字で記載することもあります。（強調する際にはアスタリスク（＊）で囲む場合もあります。）
・文字化けに気をつける
相手の使用するパソコンによっては文字化けする場合があるため基本的に英語は半角で記載し、全角や特殊記号は使用しないようにしましょう。
それでは、メール本文の記載について１つずつ見ていきましょう。
書き出し
書き出しには簡単にメールの内容を記載します。
初めて送る相手の場合は、まずは自己紹介を記載するようにしましょう。
２回目以降にやりとりする相手の場合には、簡単な挨拶やメールのお礼を記載するとよいでしょう。
主文
書き出しを記載したあとにメールの主文として本題に入ります。
日本語とは逆に英語の場合は、結論をまず先に記載します。
全体的に要点を明確に書くようすることを意識しましょう。
また、添付資料がある場合は資料についても触れるようにしましょう。
例えば、次のような表現で記載しておくとよいでしょう。
例：
・Attached is the document about～
～に関する資料を添付いたします。
・Please see the attached data on～
～についてのデータを添付しておりますので、ご確認をお願いいたします。
結論
こちらは、メールの締めの部分にあたり、日本語で言う「よろしくお願いいたします。」にあたります。
英語にはこの表現がないため、用件の念押しや確認などの具体的な文章を記載して締めくくるようにしましょう。
英文メールの書き方３：結語、署名
最後に英文メールの終わりの部分である下記２つについてご説明していきます。
- 結語
- 署名
結語から見ていきましょう。
結語
結語とは、日本語で言うところの「敬具」や「草々」にあたる語です。
日本語のビジネスメールでは、結語で締めることはほとんどないと思いますが、英語では必ず記載します。
例えば、Best regards,やSincerely (yours), などと記載しますが、どの結語を使うかは相手との関係性によったり、頭語で使った単語に結語を合わせることもあります。
また、頭語と同じようにコンマを記載することを忘れないようにしましょう。
署名
最後に署名についてご説明していきます。
日本語のメールと同じく、最後に署名を記載するようにしましょう。
同僚の場合は、名前のみを記載したりと、記載する項目は日本語のメールと同じです。
社外の方へ送る場合も日本語のメールと同じで、最低限、名前や会社名は記載しますが、以下の項目についても記載できるものは記載するとよいでしょう。
・名前
・役職名
・部署名
・会社名
・住所
・Eメールアドレス
・電話番号
・会社のホームページなどのURLアドレス
本日はビジネスで英語を使用する方向けに英文メールの記載方法についてご説明してきました。
英語でのメールは一見難しそうですが、流れを覚えて慣れてくるとスラスラと書けるようになってきますので、まずは今回の内容を覚えていただき、業務に活用していただければと思います。
また、英文メールで使えるフレーズについて下記の記事で説明していますので、こちらもぜひ見てくださいね！
参考：【ビジネス英語】メールで使える表現をご紹介します！（基礎編、確認・依頼編）
